Jak napisać oficjalny list z szablonem i przykładem

17 lutego 2021
Category: Zamiast Tego

Najlepszym sposobem wyrażenia opinii lub przekazania ważnych informacji innym może być oficjalne pismo. To profesjonalny sposób na wyjaśnienie się przy użyciu prostych i zwięzłych zdań, aby nie zajmować czasu czytelnikowi. Oficjalne pisma mają określoną strukturę lub format, który należy zachować w całym dokumencie.

W tym artykule wyjaśniamy, czym jest pismo urzędowe, jak napisać pismo urzędowe oraz podajemy wzór i przykład listu urzędowego.

Co to jest oficjalny list?

Pismo oficjalne, zwane również listem formalnym, to dokument napisany profesjonalnie dla innej firmy lub biznesmena. Można ich używać podczas ubiegania się o pracę, składania reklamacji, wyrażania zainteresowania stanowiskiem pracy czy też dziękując komuś. Oficjalne listy są często pisane przy użyciu prostych i bezpośrednich zdań z formalnym powitaniem i podpisem. Pisanie oficjalnego listu zazwyczaj wymaga bardzo ustrukturyzowanego i konkretnego formatu.

Jak napisać oficjalne pismo

Stworzenie zwięzłego i jasnego oficjalnego listu może pomóc w wyjaśnieniu Twoich zamiarów i celu w sposób łatwy do zrozumienia dla odbiorców. Wykonaj poniższe czynności, aby dowiedzieć się, jak napisać oficjalny list.

  • Skonfiguruj czcionkę i marginesy
  • Utwórz swój nagłówekNapisz swoje pozdrowienieUżyj akapitów ciała, aby przedstawić powody pisaniaDodaj ostatni akapit i podpisWspomnij i dodaj swoje obudowySprawdź i wyślij swój list1. Ustaw czcionkę i marginesyZanim zaczniesz, upewnij się, że Twój list jest nie tylko łatwy do zrozumienia, ale także łatwy do odczytania. Aby list był czysty i profesjonalny, należy ustawić marginesy na jeden cal z każdej strony dokumentu. Używanie prostych czcionek, takich jak Verdana, Arial, Calibri lub Times New Roman o rozmiarze 12 punktów, nada również Twojemu oficjalnemu listowi czysty wygląd.

    2. Utwórz nagłówekPo ustawieniu czcionek możesz zacząć adresować swój list. Najpierw wpisz swoje imię i nazwisko w lewym górnym rogu strony. Podaj swoje imię i nazwisko, adres i aktualną datę. Możesz również podać swój numer telefonu i adres e-mail, jeśli prosisz o dalszy kontakt.

    Możesz teraz wprowadzić dane adresowe odbiorcy bezpośrednio pod swoimi. Wpisz ich nazwę, tytuł organizacji, jeśli ją reprezentują, a następnie adres. Sprawdź imię i nazwisko oraz adres odbiorcy więcej niż raz, aby upewnić się, że wpisałeś prawidłowy adres i poprawnie wpisałeś jego imię.

    3. Napisz pozdrowienieMożesz teraz profesjonalnie powitać swojego czytelnika. Powszechnym pozdrowieniem używanym w oficjalnych listach jest „ Szanowna Pani lub Panie Nazwisko . Jeśli znasz zarówno ich imię, jak i nazwisko, możesz je uwzględnić w powitaniu. Możesz na przykład napisać „Drogi Alex Smith. Jeśli znasz ich płeć, możesz napisać „Szanowny Panie Alex Smith lub „Szanowna Pani Alex Smith. Jeśli nie znasz imienia i nazwiska odbiorcy, możesz napisać „Szanowni Państwo.

    4. Użyj paragrafów z ciała, aby przedstawić powody pisaniaW akapitach głównych możesz uchwycić najważniejsze punkty i profesjonalnie wyjaśnić odbiorcy swoje obawy, opinie lub inne informacje. Możesz krótko się przedstawić i rozpocząć od wyjaśnienia powodu napisania tego listu. Możesz użyć słownictwa, na przykład „Piszę do Ciebie dzisiaj, ponieważ.

    Po wyjaśnieniu, co przeczyta odbiorca, możesz rozwinąć dalej w następnym akapicie. Dołącz szczegóły, które potwierdzają Twoje pierwsze stwierdzenie. Na przykład, jeśli piszesz list polecający, możesz poszerzyć umiejętności osoby, którą polecasz, mówiąc: „Zarządzanie czasem i umiejętności organizacyjne firmy Avery poprawiły efektywność mojej firmy o 12% od początku kwartału.

    Możesz kontynuować podawanie przykładów, dopóki nie uwierzysz, że Twój punkt widzenia został jasno zrozumiany przez czytelnika. Zdania powinny być krótkie, proste i łatwe do zrozumienia dla czytelnika.

    5. Dodaj końcowy akapit i podpisAby sfinalizować swój list, możesz napisać akapit podsumowujący. Ten akapit może być krótki i kończy dokument, powtarzając główny punkt, wyjaśniając wszelkie możliwe dalsze kroki lub dziękując odbiorcy za poświęcenie czasu na przeczytanie listu.

    Po zamknięciu listu możesz złożyć swój podpis końcowy na końcu dokumentu. Przykłady typowych podpisów listowych to:

  • Z poważaniem
  • Z poważaniemZ uznaniemDziękuję CipozdrowieniaZ poważaniemZ poważaniemWybierz swój podpis końcowy i wpisz swoje imię i nazwisko na dole listu.

    6. Wspomnij i dodaj swoje załącznikiZałączniki to dodatkowe materiały dodane do Twojego listu w celu wsparcia Twojego dokumentu, podobnie jak w przypadku załączania pliku do wiadomości e-mail. Jeśli załączasz dokument uzupełniający list, wspomnij o tym pod koniec listu. Aby poinformować czytelnika, że ​​załączono dodatkowy dokument, możesz dodać słowo „załącznik na końcu listu po swoim nazwisku. Możesz także skrócić słowo, pisząc „załącz.

    7. Sprawdź i wyślij swój listPo zakończeniu pisania możesz przeczytać cały list, aby wyłapać wszelkie błędy gramatyczne lub ortograficzne. Możesz również przejrzeć go, aby upewnić się, że ma sens i jest wystarczająco jasny, aby odbiorca mógł go zrozumieć. Po weryfikacji możesz wysłać list do odbiorcy. Wybierz zwykłą białą, kwadratową lub prostokątną kopertę. Złóż list poprawnie, aby zmieścił się w kopercie.

    Wpisz swoje imię i nazwisko oraz adres w lewym górnym rogu koperty, a po środku wpisz imię i nazwisko oraz adres odbiorcy. Umieść pieczęć w prawym rogu i wyślij list do wybranego odbiorcy.

    List oficjalny a list nieoficjalny

    Ponieważ zarówno listy oficjalne, jak i nieoficjalne są dokumentami pisemnymi używanymi do wysyłania wiadomości do innych osób, łatwo je pomylić.

    Oficjalne listy to często:

  • Wpisany na maszynie i nigdy odręczny
  • Przestrzeganie ścisłych, standardowych zasad gramatycznych i języka angielskiegoZawierające krótkie i zwięzłe zdaniaWykorzystanie określonej, profesjonalnej strukturyNieoficjalne listy nie mają struktury tak surowej, jak listy oficjalne. Zamiast tego oficjalne listy zawierają:

  • Mniej profesjonalny i bardziej swobodny język
  • Słowa napisane odręcznie lub maszynowoBrak określonego typu formatowania lub struktury, do której muszą się stosowaćOficjalne rodzaje listów

    Ludzie mogą pisać oficjalne listy z różnych powodów, które obejmują profesjonalne wyrażanie swoich zainteresowań, obaw lub sporów. Typowe oficjalne typy listów mogą obejmować:

  • Listy rezygnacyjne. Kiedy pracownik odchodzi ze swojego obecnego stanowiska, może wysłać krótki list z rezygnacją do swojego pracodawcy lub menedżera ds. Rekrutacji, aby wyjaśnić powód odejścia i opracować plan procesu przejścia.
  • Listy motywacyjne. Pisanie listu motywacyjnego jest jednym z najczęstszych zastosowań listów urzędowych. Kandydaci mogą pisać listy motywacyjne przy ubieganiu się o nowe stanowisko pracy, programy grantowe lub programy edukacyjne. Listy reklamacyjne. Wiele osób lub firm może używać oficjalnej struktury listów do składania reklamacji dotyczących produktu lub usługi. Pracownik może zostać poproszony o napisanie listu reklamacyjnego w imieniu firmy niezadowolonej z produktu używanego przez jej pracowników. Profesjonalne podziękowania. Po rozmowie kwalifikacyjnej kandydat może napisać profesjonalne podziękowanie, aby wyrazić wdzięczność pracodawcy za spotkanie z nimi i rozważenie ich na to stanowisko. List z zainteresowaniem. Jeśli kandydat jest zainteresowany pracą w firmie, ale nie widzi żadnych ofert pracy na pożądane stanowisko, może napisać list z zainteresowaniem, w którym stwierdza, że ​​chciałby pracować w firmie, jeśli jest taka możliwość. List polecający. Kiedy kandydat ubiega się o stanowisko lub program edukacyjny, instytucja może poprosić o list polecający. Osoba pisząca list to często osoba, która blisko współpracowała z kandydatem i ręczy za swoje kwalifikacje na to stanowisko. Ogłoszenie biznesowe. Firmy, które spodziewają się znaczącej zmiany, napiszą ogłoszenie biznesowe, które zostanie podane do wiadomości publicznej. Może to być ogłoszenie dotyczące nowego produktu, objęcie roli lidera lub wyjaśnienie nadchodzącego wydarzenia, które organizuje lub w którym uczestniczy.Co zamieścić w oficjalnym piśmie

    Oficjalne listy są często pisane profesjonalnym tonem i muszą zawierać określone elementy, aby zachować profesjonalizm i przejrzystość w całym piśmie. Aby zachować odpowiednią oficjalną etykietę listową, należy uwzględnić poniższe elementy:

  • Nagłówek zawierający Twój adres i adres odbiorcy
  • Formalne pozdrowienieJeden akapit przedstawiający powody napisania listuKolejny akapit rozszerzający akapit wprowadzającyOstatni akapit kończący listPodpis na list zamykającyNiezbędne załączniki do poparcia dokumentuCzego nie zamieszczać w oficjalnym piśmie

    Podczas tworzenia oficjalnego listu dla wybranej grupy odbiorców profesjonalna słówka i ton muszą być spójne w całym dokumencie. Aby to zrobić, pisząc oficjalny list, należy unikać następujących elementów:

  • Wyrażenie „miss w Twoim pozdrowieniu
  • Jest zbyt formalny, by Twój list brzmiał niejasno, bezosobowo i trudny do zrozumieniaSkurczeNiepełne zdaniaKolorowa czcionka lub papeteriaDługie zdania lub akapityOficjalny wzór listu

    Poniższy szablon pokaże, jak poprawnie napisać oficjalny list.

    [Twoja nazwa ulicy i numer domu]

    [Miasto, kod pocztowy stanu]

    [Nazwa ulicy i numer firmy]

    [Miasto, kod pocztowy stanu]

    [Stanowisko odbiorcy]

    Szanowny [nazwa odbiorcy]

    [Pierwsze zdanie pierwszego akapitu przedstawia się i wyjaśnia powody napisania do odbiorcy. Możesz użyć następnych dwóch lub trzech zdań, aby dokładniej wyjaśnić temat swojego listu. Spróbuj powstrzymać się od podawania szczegółów lub przykładów do drugiego akapitu. ]

    [W tym drugim akapicie opiszemy dalej twój punkt widzenia. Możesz użyć przykładów lub innych szczegółów, aby poinformować czytelnika o swojej opinii lub ważnych informacjach. Drugi akapit powinien zawierać około trzech do czterech zdań, co oznacza, że ​​Twój list powinien być krótki, zwięzły i prosty. ]

    [Ten ostatni akapit powinien kończyć list. Możesz podziękować im za poświęcony czas na przeczytanie tego i zasugerować wszelkie niezbędne dalsze kroki. ]

    [Podpis zamknięcia]

    Załącznik: [załączony dokument pomocniczy]

    Oficjalny przykład listu

    Poniżej znajduje się przykład oficjalnego listu. Możesz użyć tego jako odniesienia podczas pisania własnego oficjalnego listu.

    Kansas City, MO 64105

    Roberts Media Group

    334 Sunflower Ln

    Kansas CIty, MO 64105

    17 grudnia 2019 r

    Szanowna Pani Cameron Jones

    Piszę, aby poinformować o mojej rezygnacji z Roberts Media Group jako Koordynatora Konta, ze skutkiem na dwa tygodnie od bieżącej daty.

    Doceniam całe wsparcie, zachętę i motywację, jakie otrzymałem podczas mojego czasu na tym stanowisku. Zdecydowałem się zająć stanowisko, na którym będę mógł zastosować więcej umiejętności budowania zespołu i przywództwa. Przez następne dwa tygodnie będę nadal poświęcać swój czas na dokończenie pozostałych projektów i zapewnię wszelkie niezbędne szkolenia, aby ułatwić proces przejścia.

    Jeszcze raz dziękuję za wsparcie, które mi udzieliłeś i dziękuję za poświęcenie czasu na przeczytanie tego. Jeśli chcesz umówić się na spotkanie, aby omówić to dalej, z przyjemnością porozmawiam, gdy będziesz wolny.

    We use cookies to provide you with the best possible experience. By continuing, we will assume that you agree to our cookie policy